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Titolare effettivo d’impresa: chi è e come comunicarlo con firma digitale

Autore: Alessandra Caraffa
Data: 29 Agosto 2022
Tempo di lettura: 4 min

Titolare effettivo d’impresa: chi è e come comunicarlo con firma digitale

Come si individua il titolare effettivo e come inviare la comunicazione obbligatoria al Registro delle Imprese con firma digitale

Il titolare effettivo d’impresa è, secondo il D.Lgs. n. 90 del 25 maggio 2017, la persona fisica per conto della quale è realizzata un'operazione o un'attività d’impresa, che sia un’entità fisica o giuridica.

Quella del titolare effettivo d'impresa è una figura di riferimento per le verifiche e le indagini in materia di antiriciclaggio: stabilire chi controlla, possiede o beneficia di un’impresa è un dato fondamentale per individuare attività sospette o illecite, ed è per questo motivo che oggi la comunicazione del titolare effettivo d’impresa è obbligatoria.

Il titolare effettivo va comunicato al Registro delle Imprese entro certi termini, e la comunicazione deve avvenire per via telematica tramite la propria firma digitale. Vediamo quindi come definire il titolare effettivo all’interno di un’impresa e come procedere con la comunicazione nei termini di legge.

Perché è obbligatorio comunicare il titolare effettivo d’impresa

Il concetto di titolare effettivo d’impresa viene definito nei decreti n. 90 del 2017 e n. 125 del 2019, parte della nuova Normativa Antiriciclaggio in Italia, mentre l’obbligo della sua comunicazione è stabilito nel decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze n. 55 del 2022, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 25 maggio 2022.

L’obbligo, di recente introduzione, riguarda la comunicazione della “titolarità effettiva di imprese dotate di personalità giuridica, di persone giuridiche private, di trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e di istituti giuridici affini al trust”. 

La verifica del titolare effettivo è uno degli strumenti cruciali nella lotta all’occultamento e al riciclaggio di denaro, in quanto spesso tali condotte illecite si nascondono dietro fitte strutture societarie che rendono difficile risalire all’identità finale dei beneficiari ultimi delle operazioni in questione.

Oggi ogni impresa è tenuta a comunicare la persona fisica che possiede l’azienda, o che in finale risulti beneficiaria dell’attività: la mancata individuazione del titolare effettivo d’impresa costituisce oggi, secondo la normativa antiriciclaggio, un indicatore di rischio. 

L’intenzione è quindi quella di costituire un vero e proprio registro delle persone fisiche, in capo al Registro delle Imprese e quindi alle Camere di Commercio, che contribuisca a tenere traccia delle imprese italiane e a individuare eventuali operazioni illecite in materia di riciclaggio. 

Chi è il titolare effettivo di un’impresa

Secondo il decreto n. 55 del 2022, si intende per titolare effettivo di un’impresa “la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano il cliente nonché la persona fisica per conto della quale è realizzata un'operazione o un'attività” nel caso di società, fondazioni o istituti giuridici (trust).

Nello specifico, nel caso delle società, il titolare effettivo è chi possiede l’impresa oppure chi controlli, direttamente o indirettamente, la direzione dell’azienda. Nel caso di fondazioni e trust che distribuiscono fondi, invece, il titolare effettivo può essere definito in base a tre criteri:

  • se i beneficiari dell’attività sono già determinati, titolari effettivi sono le persone fisiche beneficiarie di almeno il 25% del patrimonio dell’entità giuridica;
  • se i beneficiari ultimi non sono stati ancora determinati, titolari sono considerate le categorie di persone nel cui interesse agisce l’impresa;
  • nel caso di persone fisiche che esercitino il controllo su almeno il 25% del patrimonio dell’entità giuridica, quelle vengono considerate i titolari effettivi.

Per individuare il titolare effettivo d’impresa esistono dei criteri che vengono applicati “a cascata”: se il primo non è soddisfatto si passa al secondo, e poi eventualmente al terzo. 

Come si individua il titolare effettivo d’impresa

In base alla normativa antiriciclaggio, i titolari effettivi sono le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano un'entità giuridica e cioè ne risultano i beneficiari.

Esistono dei criteri utili a individuare chi ricopre questo ruolo, che si applicano “a cascata” in modo da includere nell’orizzonte normativo il più alto numero di casi, anche quelli in cui l’assetto societario può apparire complesso. A partire dal criterio più evidente, avremo quindi:

  • la proprietà: prima di tutto si verifica l’assetto proprietario dell’impresa. Si individuano i proprietari effettivi, e tutti coloro che detengono almeno il 25% della proprietà del capitale societario. Nel caso in cui la proprietà sia controllata da un’entità giuridica non fisica, la catena va risalita fino a giungere alle persone fisiche che, in ultimo, risultano beneficiarie dell’attività;
  • il controllo dell’impresa: il titolare effettivo di un’impresa è la persona, o il gruppo di persone, che possiede la maggioranza dei voti in consiglio di amministrazione o esercita la maggiore influenza tra gli azionisti;
  • il criterio residuale: se nè l’assetto proprietario nè quello del controllo della società riescono nell’individuare il titolare effettivo di un’impresa, si ricorre al criterio residuale, che stabilisce che si considera titolare  colui che esercita poteri di amministrazione o direzione della società.

Una volta individuato il titolare effettivo, questo va comunicato al Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio territorialmente competente, seguendo le indicazioni riportate di seguito.

La comunicazione del titolare effettivo con firma digitale

L’obbligo di comunicazione del titolare effettivo riguarda tutti gli amministratori di società e di persone giuridiche private e i fiduciari dei trust. La comunicazione va effettuata esclusivamente per via telematica, tramite l’invio della Comunicazione Unica.

Le Camere di Commercio mettono a disposizione per tale comunicazione DIRE, il servizio web per compilare e inviare online Depositi e Istanze al Registro Imprese, tra cui quella riguardante il titolare effettivo d’impresa. 

Oltre a DIRE, esistono diversi software e servizi web che permettono di presentare telematicamente la Comunicazione Unica presso lo sportello virtuale delle Camere di Commercio. Si è in attesa di ulteriori dettagli sulle modalità di comunicazione e di tenuta del registro, che saranno definiti nei decreti attuativi di prossima pubblicazione. 

Quel che non cambia, che si scelga per un software o per l’altro, è che la pratica va obbligatoriamente sottoscritta con Firma Digitale, e inviata entro 30 giorni dalla costituzione o dal compimento dell’atto che determina modifiche per quanto riguarda i titolari effettivi d’impresa.

È bene sapere che la Camera di Commercio ha il dovere di contestare eventuali dimenticanze in tal senso, e può determinare sanzioni fino a un massimo di 1.032 euro nel caso in cui la mancata comunicazione del titolare effettivo non venga effettuata entro 30 giorni dalla contestazione.

Titolare effettivo d'impresa: come comunicarlo con la firma digitale